AktifPOS programında fırın, pastane gibi, müşterilerine sürekli dağıtım yapan işyerleri için dağıtımı yapılan ürünleri ve tahsilatları daha hızlı ve kolay bir şekilde kaydedebilmek mümkündür. Bunun için gerekli ayar ve işlemlerin adım adım nasıl yapıldığına bakalım.
Toplu dağıtım ve tahsilat işlemlerini yapmak için dağıtım modülünün aktif olması gerekmektedir. İlgili modülün aktif olması için Aktif Barkod veya bayiniz ile iletişime geçmeniz gerekmektedir.
Modül yüklenip program tekrar açıldığında aşağıdaki görseldeki gibi programda ek menüler görülecektir.
Dağıtım menüsü ile seçilen rota ve araç için toplu olarak Stok Çıkış belgesi düzenlenebilmektedir.
İrsaliye kayıt ve İrsaliye bas menüsü ile seçilen rota ve araç için toplu irsaliye kayıt işlemleri ve bunların basım işlemi yapılabilmektedir.
Fatura kayıt ve fatura bas işlemi ile de faturalaştırılmamış irsaliyelerin faturalaştırılması ve basım işlemleri yapılmaktadır.
Müstahsil makbuzu kayıt menüsü ile de resmi bir belge düzenleyemeyen üreticiden mal alım işlemleri hızlı ve toplu olarak kaydedilebilmekte ve müstahsil makbuzu düzenlenebilmektedir.
Bu işlemler öncesinde programda gerekli ayarlamaların yapılması gerekmektedir. Bunlar;
- İlgili carilerin kaydı
- Cariler ile satış fiyat sözleşmesi veya satın alma fiyat sözleşmesi yapılması
- Rota tanımlarının yapılması
- Araç tanımlaması
- Servis tanımlarının yapılması
- İstenilen ayarların girilmesi
a. İlgili carilerin kaydı
Cari menüsüne girilir. Ekle tuşuna basılarak açılan ekranda cari adı yazılır ve istenilen alanlar doldurularak kaydedilir. Cari kaydı ile ilgili ayrıntılı bilgi için videoyu izleyebilirsiniz.
b. Cariler ile satış fiyat sözleşmesi ve satın alma fiyat sözleşmesi yapılması
Satış fiyat sözleşmesi yapmak için belge menüsünde sol tarafta bulunan Satış Fiyat Sözleşmesi belge türüne çift tıklanır.
Açılan pencerede Cari Ad yazan yere tıklanarak sözleşme yapılacak cari seçilir. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenir. Sözleşmeye eklenecek stoklar listeye eklenir. Bunun için barkod alanına stok barkodu yazılır ve Enter tuşuna basılır. Ya da stok/hizmet sütununun altındaki boş alana tıklanarak stoklar seçilir ve listeye eklenir. Cariye uygulanacak birim fiyatlar girilir ve belge kaydedilir.
Diğer cariler için bu belgeyi kopyalayarak daha hızlı ve kolay bir şekilde satış fiyat sözleşmesi düzenlenebilir. Bunun için Belge menüsünde iken kopyalanacak belge seçilir ve sağ tıklanır. Açılan menüden İşlemler>Ekle (Kopya) menüsü ile belgenin kopyası oluşturulur. Açılan ekranda sözleşme yapılacak ilgili cari seçilir ve fiyatlar düzenlenerek kaydedilir. Bu şekilde dağıtım yapılacak tüm cariler için satış fiyat sözleşmesi girilmesi gerekmektedir.
Müstahsil Makbuzu düzenlenecek cariler için Satın Alma Fiyat Sözleşmesi kaydı yapılmalıdır. Satın Alma Fiyat Sözleşmesi işlemleri yukarıdakine benzer şekilde yapılmaktadır.
c. Rota tanımlarının yapılması
Rota tanımları yapmak için Cihazlar ve Taşıtlar>Rota menüsüne girilir. Ekle tuşuna basılır ve açılan pencerede rotaya bir isim verilir. Rotada yer alacak cariler seçilir. Bir caride birden fazla adres tanımlanmışsa adres bölümünden ilgili adres seçilir. Sıra numarası alanına carinin rotadaki sırası yazılır.
Her satırın en sağında bulunan seçimlik alan ile satışın irsaliyeli satış olup olmaması ayarlanabilir. Alan seçildiğinde ilgili cari için irsaliyeli satış belgesi, seçili olmayan cariler için stok çıkış belgesi düzenlenir. Bu alan seçildiğinde ilgili cariler Dağıtım menüsündeki rota listesinde görünmezler. İrsaliye kayıt menüsünde bu alanın seçili olup olmadığına bakılmadan rotadaki tüm cariler listede görüntülenir.
d. Araçların tanımlaması
Araç tanımlarını yapmak için Cihazlar ve Taşıtlar>Araç menüsüne girilir. Ekle tuşuna veya F8 kısayol tuşuna basılır. Açılan pencerede araca bir isim verilir ve araç plakası yazılır. Rota alanından aracın rotası, Kasa alanından aracın kasa/bankası, teslimat kasa alanında tahsilatların aktarılacağı kasa/banka seçilir.
Araç tanımlamaları yapıldıktan sonra Araç menüsündeki esnek rapor menüsüne aşağıdaki raporlar eklenebilir. Raporları eklemek için esnek rapor menüsüne girildikten sonra CTRL+Shift+Alt tuşlarına aynı anda basılır. Rapor İndir tuşu ile raporlar tek tek seçilir ve tamam tuşuna basılarak raporlar ekrana eklenir. Kullanılacak stok kartlarına göre raporların özelleştirilmesi gerekmektedir.
e. Servis tanımlarının yapılması
Dağıtım yapılan noktalara gün içerisinde birden fazla kez dağıtım yapılıyorsa ve her bir sefer ayrı ayrı kaydedilmek isteniyorsa servis tanımı yapılmalıdır.
Servis tanımlamak için Cihazlar ve Taşıtlar>Servis menüsüne girilir. Ekle tuşuna veya F8 kısayol tuşuna basılır. Açılan pencerede servise bir isim verilir ve kaydedilir.
f. İstenilen ayarların girilmesi
Programın kurulu olduğu klasörde yer alan ayarlar.xml belgesine (standart kurulumda C:\ABarkod\POS2 klasöründe yer alır) aşağıdaki ayarlar eklenebilir. Aktif olmasını istediğiniz ayarın sonundaki _ işaretini silip belgeyi kaydedin.
<ayar ad="dağıtım" />
<ayar ad="dağıtım listesi" />
<ayar ad="dağıtım tek detay göster" />
<ayar ad="dağıtım belge başlık gösterme_" />
<ayar ad="dağıtım belge dipnot gösterme_" />
<ayar ad="dağıtım belge detay başlık gösterme_" />
<ayar ad="dağıtım belge detay dipnot gösterme_" />
Hızlı dağıtım ve tahsilat işlemleri için Sistem>Firma Ayarları>Ayarlar>Diğer Ayarlar menüsündeki önbellek ayarlarına aşağıdaki istenen ayarlar girilebilir.
<ayar ad="dağıtım irsaliye yoksa ekle" />
<ayar ad="dağıtım irsaliye kayıt tahsilatlı" />
<ayar ad="dağıtım fire çıkış hazırla" />
<ayar ad="dağıtım stokları tek satırda göster" />
<ayar ad="dağıtım yerine toplama yapan araçlar" değer="1" />
1. Siparişlerin Kaydedilmesi
Siparişleri kaydetmek için Dağıtım veya İrsaliye Kayıt menüleri kullanılır. Dağıtım menüsünde rotadaki sadece stok çıkış belgesi düzenlenecek cariler, İrsaliye Kayıt menüsünde ise rotadaki tüm cariler listelenmektedir. Her iki menüden yapılacak girişler benzer şekilde yapılmaktadır.
Siparişleri kaydetmek için Dağıtım veya İrsaliye Kayıt menüsüne tıklanır. Açılan ekranda tarih, ilgili araç ve varsa servis seçilir. Ardından Tamam tuşuna basılır.
Firma önbellek ayarlarında “dağıtım irsaliye kayıt tahsilatlı” ayarı aktif ise İrsaliye Kayıt menüsünde servis seçim ekranı gelmeyecektir.
Açılan ekranda rotadaki cariler listelenecektir. İşlem yapılacak cari adının önündeki + işaretine tıklandığında, cari ile yapılan satış fiyat sözleşmesindeki ürünler ekrana gelecektir. Siparişlerin miktar alanına cariye verilen miktar, iade alanına cariden iade alınan miktar yazılır. Tahsilat alanına cariden yapılan tahsilat tutarı girilir.
“dağıtım irsaliye kayıt tahsilatlı” ayarı aktif değilse İrsaliye Kayıt menüsünde, iade ve tahsilat alanları görülmez.
Gider sekmesinde dağıtımda yapılan masrafların tutarları girilebilir.
Dağıtım Listesi tuşuna basılarak dağıtım listesi raporu alınabilir.
Tüm cariler için bilgiler girildikten sonra Kaydet tuşu veya F7 kısayol tuşu ile değişiklikler kaydedilir. Kayıt yapıldıktan sonra ilgili belgeler otomatik olarak oluşturulacaktır. E-İrsaliye modülünün yüklü olması durumunda E-İrsaliye belgeleri oluşturulacaktır.
2. İrsaliye Basımı
İrsaliye bas menüsüne basarak basımı yapılmamış irsaliyelerin basımı yapılabilir.
Toplu İrsaliye Baskı tuşuna basarak basımı yapılmayan irsaliyeler toplu halde basılabilir. Basım yapıldıktan sonra irsaliyelere seri ve numaraları atanmış olacaktır.
Basılmış Olarak İşaretle veya Basılmamış Olarak İşaretle tuşları ile seçilen irsaliyeler basılmış veya basılmamış olarak işaretlenebilir.
Seri Numaralarını Düzenle tuşu ile seçilen kaydın seri ve numarası düzenlenebilir.
Seri Numaralarını Sil tuşu ile seçilen kayıt/kayıtların seri ve numaraları silinebilir.
3. İrsaliyeleri Faturalaştırma
Basılmış irsaliyeleri faturalaştırmak için Dağıtım>Fatura Kayıt menüsüne tıklanır. Açılan ekranda basımı yapılmış ve faturalaştırılmamış irsaliyeler listelenecektir. İrsaliyeleri faturalaştırmak için Toplu İrsaliye Faturalaştır tuşuna basılır ve çıkan uyarıda Evet tuşuna basılır.
E-Fatura modülünün yüklü olması durumunda E-Fatura Gönder/Bas ekranı açılacaktır. E-Fatura modülünün yüklü olmadığı durumlarda fatura basımları Fatura Bas menüsünden yapılabilir. Aşağıda E-fatura Gönder/bas ekranının görüntüsü yer almaktadır.
E-Fatura Gönder/Bas ekranında Gönder tuşuna basılarak faturaların toplu gönderimi yapılabilir. Fatura gönderimi yapıldıktan sonra fatura seri ve numaraları atanacaktır.
PDF İndir tuşuna basarak gönderilen faturaların pdf dosyaları toplu olarak indirilebilir.
Bas tuşuna basarak faturaların toplu olarak kağıt baskısı alınabilir.
Göster tuşu ile seçili faturanın önizlemesi yapılabilir.
4. Fatura Basımı
Fatura kaydı yapıldıktan sonra matbu kağıt fatura basımı Fatura Bas menüsünden yapılır.
Toplu Fatura Baskı tuşuna basarak basımı yapılmayan faturalara toplu olarak basılabilir. Basım yapıldıktan sonra faturalara seri ve numaraları atanmış olacaktır.
Basılmış Olarak İşaretle veya Basılmamış Olarak İşaretle tuşları ile seçilen faturalar basılmış veya basılmamış olarak işaretlenebilir.
Seri Numaralarını Düzenle tuşu ile seçilen kaydın seri ve numarası düzenlenebilir.
Seri Numaralarını Sil tuşu ile seçilen kayıt/kayıtların seri ve numaraları silinebilir.
5. Müstahsil Makbuzu Kayıt İşlemleri
Müstahsil Makbuzu, resmi bir belge düzenleyemeyen çiftçi, besici gibi üreticiden mal alımı yapan kişi ve kuruluşlarca düzenlenmektedir. Toplama yapacak araç tanımlandıktan sonra firma ayarlarına <ayar ad=“dağıtım yerine toplama yapan araçlar” değer=“5” /> şeklinde ayar girilmeli ve ayarın değer kısmına toplama yapacak aracın kayıt numarası yazılmalıdır. Birden fazla araç var ise kayıt numaraları aralarına virgül konularak değer alanına yazılır.
Müstahsil Makbuzu kaydı oluşturmak için Müstahsil Makbuzu Kayıt menüsüne tıklanır. Açılan pencerede tarih, toplama yapacak araç ve varsa servis seçilir, ardından Tamam tuşuna basılır. Açılan pencerede, rotada tanımlı olan satın alma fiyat sözleşmesi yapılmış cariler listelenecektir.
İşlem yapılacak cari adının önündeki + işaretine basıldığında cari ile yapılan satın alma fiyat sözleşmesindeki ürünler ekrana gelecektir. Ürünlerin miktar alanına cariden alınan miktarlar yazılır. Tüm cariler için alınan miktarlar girildikten sonra Kaydet tuşu ile kayıt işlemi yapılmış olur.
MOBİL UYGULAMADA DAĞITIM ve TAHSİLAT İŞLEMLERİ
1. Bilgisayar tanımının yapılması
Web_ adı ile başlayan bir bilgisayar tanımı eklenmelidir.(web_terminal gibi) Bilgisayarın detayında ayarlar sekmesine geçilerek hazır değerler alanında uygun hazır değerler seçilir ve Hazır Değerleri Yükle tuşu ile varsayılan ayarlar yüklenir. Bilgisayar ayarlarına aşağıdaki gibi ayarlar eklenmeli, bağlanılacak araç ve servis kayıt numaraları değer alanlarına girilmelidir.
| Ayar | Açıklama |
|---|---|
<ayar ad="dağıtım"/> |
|
<ayar ad="dağıtım araç" değer="1" /> |
Değer alanına terminale bağlanacak aracın kayıt numarası yazılır |
<ayar ad="dağıtım servis" değer="1" /> |
Değer alanına, ilgili servisin kayıt numarası yazılır |
2. Siparişlerin Kaydı
Mobil uygulamaya giriş yapılır ve Dağıtım menüsüne girilir.
Açılan ekranda, rotadaki cariler listelenecektir. Listeden işlem yapılacak cari seçilir. Cariyle yapılan satış fiyat sözleşmesinde yer alan stoklar listelenecektir. Her bir stok için kırmızı renkli alana iade miktarı, mavi alanlara cariye verilen miktar, tahsilat alanına da tahsilat tutarı girilir.
Dağıtım yapılacak listedeki tüm cariler için bilgiler girildikten sonra Kaydet tuşu ile belgeler kaydedilir veya İptal tuşu ile değişiklikler iptal edilebilir.