Müşterilerden alınan siparişler Sipariş Alınan, tedarikçilere verilen siparişler ise Sipariş Verilen belgesi ile kayıt altına alınabilir. Sipariş belgeleri, cari ve stok bakiyelerinde değişiklik yapmazlar. Ancak bir satış veya alış belgesine dönüştürüldüğünde stok ve cari bakiyelerini etkilerler.
Bir siparişe bağlı satış veya alış işlemlerinin satış ve faturalaştırma işlemleri kolay şekilde yapılabilir. Bir siparişe ait sadece bir adet alış veya satış belgesi oluşturulacak ise ilgili Sipariş Alınan veya Sipariş Verilen belgesine sağ tıklanır.
Belge Tür Değiştir başlığı altındaki menüler veya kısayol tuşları kullanılarak sipariş belgesi, alış veya satış belgesine hızlıca dönüştürülebilir. Bu işlemle birlikte sipariş belgeleri, sipariş belgesindeki miktar ve tutarlarla alış veya satış belgesine dönüştürülecektir.
Sipariş belgesi parça parça veya eldeki stok miktarına bağlı olarak alış veya satış belgesine dönüştürülebilir. Bu şekilde yapılan işlemle siparişte karşılanan ve kalan stokların takibi kolaylıkla yapılabilir.
Bunun için öncelikle aşağıdaki ayarları, firma ayarlarına ekleyelim.
<ayar ad="sipariş kod desen" değer="S{no6}" />
<ayar ad="sipariş faturalaştırmada kalan miktarı kullan" />
Sipariş kod desen ayarı ile sipariş belgelerine S ile başlayan, devamında sırayla artan ve 6 rakamdan oluşan bir sipariş kodu verilir. Buradaki desen özelleştirilerek isteğe göre kod numarası verilebilir.
Sipariş işlemlerini daha kolay takip edebilmek için Belge ekranında standart yazan alana tıklanarak Kalan Miktar, Paket Durum ve Sipariş Kod alanlarını görünür hale getirelim. Kalan miktar alanında sipariş verilen veya alınan miktarlardan toplam kalan miktar gösterilir. Paket Durum alanında bekliyor, hazırlanıyor ve tamamlandı şeklinde siparişin durumu gösterilir. Bekliyor durumu; siparişin alındığını ancak henüz işleme başlanmadığını, Hazırlanıyor durumu; siparişin bir kısmının karşılandığını, Tamamlandı durumu ise tüm siparişin tamamımın karşılandığını ifade eder.
Siparişe bağlı alış veya satış belgesi kaydetmek için ilgili sipariş belgesi seçilir ve sağ tıklanır. Belge Tür Değiştir menüsü altındaki Sipariş Alınan Belgesini Fatura Satış Yap, Sipariş Verilen Belgesini Fatura Alış Yap vb. menüler ile veya menülerin karşısında yazan kısayollar kullanılarak istenilen belge türünde kayıt oluşturulabilir. Programda e-fatura entegrasyonu olması durumunda fatura belgeleri e-fatura veya e-arşiv fatura olarak oluşturulacaktır. Oluşan belgelerdeki stokların birim fiyatları sipariş belgesindeki fiyatla aynı olacaktır.
Örneğin alınan siparişe bağlı stok çıkış belgesi oluşturmak için sipariş alınan belgesi seçilir, CTRL ve 4 tuşlarına aynı anda basılır. Sipariş kalan miktar kısmen faturalaştırma penceresi açılacaktır. Pencerede alınan siparişlerin miktarı, toplam tutarı, karşılanan miktarlar ile kalan miktarlar görülebilmektedir.
Faturalanan sütununa elle değer girilerek karşılanacak sipariş miktarları yazılabilir. Stokta Olanları Seç tuşuna basıldığında stok miktarı yeterli ise faturalanan alanına kalan miktar değerleri, stok miktarı yeterli değil ise stokta olan miktar yazılır. Hepsini Seç tuşuna basıldığında stok miktarına bakılmaksızın kalan miktar değeri faturalanan alanına yazılır. Tüm Seçimi Sil tuşu ile faturalanan alanına girilen değerler silinir.
Belge tuşuna basıldığında siparişe bağlı kayıtlı tüm belgeler görülebilir.
Kaydet tuşuna basılarak seçilen belge türüne ve girilen değerlere göre belge kaydedilecektir. Kaydedilen belge ile siparişin tamamı karşılandığında sipariş belgesinin kalan miktar alanı sıfır, paket durum alanı ise tamamlandı olarak değişecektir.
Sipariş belgesi veya buna bağlı olarak oluşan belgelerde bir değişiklik olması durumunda belge durumu otomatik olarak güncellenecektir. Örneğin sipariş durumunun tamamlandı olduğu durumda sipariş belgesinde bir artış veya buna bağlı belgelerde bir azalış olması durumunda paket durumu hazırlanıyor olarak değişecek ve kalan miktar yeniden hesaplanacaktır.
Bir siparişe bağlanmadan kaydedilen bir belgeyi bir siparişe bağlamak için belge seçili iken sağ tıklanır ve açılan menüden Sipariş>Siparişe Bağla menüsüne tıklanır. Açılan pencereden bağlanmak istenen sipariş belgesi bulunur ve çift tıklanır. Benzer şekilde bir siparişe bağlanan belgenin sipariş ile bağlantısını kesmek için Sipariş Bağlantısını Kes menüsü kullanılır.